26. Januar 2020

Paperwork – Dokumente unter Linux digitalisieren und archivieren

Informationen:

Auch wenn wir schon längst in einem digitalen Zeitalter leben, das Papier herrscht immer noch vor allem anderen. Behörden, Firmen und so weiter kommunizieren mit uns zu meist noch immer über den analogen Weg, das Zettelwirtschaft nicht der optimale Weg ist wird auch den meisten Nutzern bekannt sein. Viel einfacher wäre es doch wenn wir analoge Dokumente ganz einfach digitalisieren würden, eine OCR-Software übersetzt den Text in eine für das System verständliche Sprache – so lassen sich Dokumente über die Desktop-Suchmaschine wieder finden, indem wir einem Dokument passende Schlagworte zuweisen geht dies auch auf diesem Weg. Paperwork ist nun eine Software unter Linux die alles auf einem Schlag macht.

Paperwork installieren

Nutz man Debian Sid (etwa Siduction) lässt sich die Software bereits ganz einfach über die Paket-Verwaltung durch die Pakete “paperwork-gtk paperwork-gtk-l10n-de” installieren. Unter Debian 10 (Buster, Ubuntu, Linux Mint und so weiter) nutzt man am einfachsten noch das Flatpak-Paket, als Administrator am Terminal:

apt install flatpak sane-utils
sh -c "echo 127.0.0.1 >> /etc/sane.d/saned.conf"
systemctl enable saned.socket
systemctl start saned.socket
flatpak install https://builder.openpaper.work/paperwork_master.flatpakref

Für weitere Distributionen finden Sie unter Gitlab die Anleitung zur Installation.

Paperwork nutzen

Haben Sie die Software über die Paket-Verwaltung installiert finden Sie diese im Anwendungsmenü im Bereich Büro, alternativ nutzen Sie den Schnellstarter (alt + F2) oder das Terminal mit dem Befehl:

paperwork

Unter den meisten Distributionen wird wohl auch ein Eintrag per Flatpak im Menü angelegt, alternativ nutzen Sie den Befehl (mit diesem lässt sich im Falle des Falles auch ein Eintrag manuell erstellen):

flatpak run work.openpaper.Paperwork
Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren

Öffnen Sie die Software das erste Mal zeigt sich die integrierte Beschreibung und kurze Anleitung, per Klick auf ein Blatt öffnet sich diese:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren

Sie können mit der Software bereits bestehende Dateien importieren, dazu klicken Sie links in der Liste auf “Neues Dokument” und rechts im Menü auf den Eintrag “Datei importieren“:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren – Dateien importieren

Der wahre Nutzen liegt jedoch darin analoge Dokumente zu digitalisieren, dazu nutzen wir wieder “Neues Dokument” und rechts nun den Schalter “Scannen“, egal ob Sie nun eine Datei importiert oder mit dem Scanner digitalisiert haben (Bilder, PDF-Dateien) – es dauert nun einige Sekunden bis die Software den Text erkannt und in die Bibliothek integriert hat, ist dies abgeschlossen zeigt sich das Dokument in der Liste links:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren – Digitalisiertes Dokument

Markieren Sie das Dokument in der Liste links finden sich dort zwei Schaltflächen:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren – Schlagwörter und Eigenschaften

Die obere Schaltfläche dient dazu weitere Informationen einzufügen und die untere um das Dokument zu löschen:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren – Schlagwörter und Eigenschaften

Hier lassen sich nun Schlagwörter setzen, die automatischen der Texterkennung nutzen und mehr – diese dienen dazu das Dokument unter vielen anderen später wieder zu finden. Je mehr passende und sinnvolle solcher Schlagworte Sie nutzen desto einfacher wird es später das Dokument zu finden:

Paperwork – Dokumente digitalisieren und archivieren – Suche

Links oben über der Liste finden Sie das Suchfeld, geben Sie einfach ein zutreffendes Schlagwort ein und die Software zeigt zutreffende Ergebnisse, per Klick auf einen Treffer wird das Dokument angezeigt.

Die Software ist zwar nicht die schnellste aber die wenigen Funktionen tun genau das was diese sollen.

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Robert Goedl

Linux-User seit dem Jahr 2000, Debian ist die von mir genutzte Distribution (Sid Unstable) Lebe in Graz, der Hauptstadt der Steiermark in Österreich

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